Deltagere: Kirsten, Bo, Johnny og Victor (ref.)
Afbud: Stoffer og Johan

Ad 1) Vedtægter

Kirsten har udarbejdet et udkast til en række vedtægtsændringer, og bestyrelsen diskuterede ændringer med henblik på at opnå godkendelse af ændringerne til generalforsamling eller evt. ekstraordinær generalforsamling. Udgangspunktet for det nye sæt vedtægter er ABFs standardvedtægter.

Action points:

1. Kirsten udarbejder en læsevejledning, der gør det muligt for at alle i foreningen at etablere et klart overblik over hvilke ændringer, der rent faktisk lægges op til.
2. Johnny ser nærmere på reglerne og retningslinjer (jf. Andelsboligforeningsloven) i forhold til spørgsmålet belåning.
3. Kirsten ser nærmere på praksis omkring afskrivning af gulve og køkkener etc.
   Bestyrelsen læser det nye udkast igennem og giver Kirsten feedback til næste møde.

Ad 2) Altansagen

Der er opstået en misforståelse mellem bestyrelsen og administrator omkring hvornår opkrævning i kølvandet på altansagen skulle finde sted. Dette betyder at første opkrævning nu forventes at finde sted d. 01.02.12.

Action points:

1. Stoffer indhenter tilbud på udbedring af de erkendte fejl og mangler i nr. 24 4.th.

Ad 3) Økonomisk opfølgning og gennemsigtighed

Bestyrelsen havde en overordnet diskussion omkring foreningens økonomi og udgiftsniveau. Der blev blandt andet diskuteret, hvorvidt bestyrelsen besidder et tilstrækkeligt overblik over foreningens transaktioner i forhold til administrators rapporterings-flow.

Johnny modtager hvert kvartal en oversigt over signifikante posteringer og mente, at dette giver et relativt godt overblik over vores udgiftsniveau. Dog herskede der enighed omkring, at bestyrelsen generelt har behov for at besidde et endnu større overblik over blandt andet udgifter til håndværkere, og det vil til næste bestyrelsesmøde blive diskuteret, om 80.000 kr. til ad hoc håndværkerudgifter er tilstrækkeligt.

Desuden pointerede Kirsten at der er behov for, at foreningen hvert år opstiller et likviditetsbudget med henblik på at skabe bedre overblik og transparens i forhold til løbende udgifter, posteringer og budgetkontrol.

Action points:

1. Bestyrelsen diskuterer ovennævnte til næste møde med henblik på at etablere en økonomisk plan.

Ad 3) Honorarer til rådgivere

Bestyrelsen diskuterede niveauet for honorarer til diverse opgaver, der bliver foretaget for foreningen. Der hersker en generel følelse af, at udgifter til diverse rådgivere er stigende, og at man gerne vil holde denne udgiftspost i skak. Der blev diskuteret flere modeller, der kan sikre et mere stabilt udgiftsniveau, herunder etableringen af en ”flat rate aftale” på besigtigelse af lejligheder i forbindelse med køb og salg.

Action points:

1. Kirsten tager kontakt til Byens Tegnestue med henblik på at diskutere det nuværende niveau for honorarer og vil blandt andet foreslå idéen om, at Byens Tegnestues besigtigelser i fremtiden afregnes på baggrund af fast pris.

Ad 4) Arbejdsweekender i 2012

Bestyrelsen aftalte de følgende datoer for arbejdsweekender i 2012:
Forår 2012:  05.05.12-06.05.12
Efterår 2012: 01.09.12-02.09.12 (inklusiv fest)

Action points:

1. Der nedsættes en arbejdsgruppe i forbindelse med næste møde, hvor bestyrelsen også vil foretage en prioritering af opgaver.

Ad 5) Energimærkning

Sagen omkring energimærkning ser ud til at være afklaret. Efter at have indhentet fire tilbud på energimærkning af ejendommen er valget faldet på EnergiFocus. Prisen på dette forventes at være mellem 10.000 og 11.000 kr.

Action points:

1. Victor aftaler en dato med EnergiFocus.

Ad 6) Kældernedgange

Victor har anmodet om tilbud fra to firmaer, og har ikke modtaget svar. Der følges op på dette.

Ad 7) Vandskade

Bestyrelsen har arbejdet hårdt for at få udredet de sidste løse tråde i kølvandet på de forskellige opgaver, som skybruddet i juli måned medførte. Der herskede dog en smule usikkerhed omkring et par ting.

Action points:

1. Der afventes et overordnet overblik fra Stoffer, som har varetaget kontakten til Tryg samt til skadedyrsbekæmpelsesfirmaet.
2. Stoffer forwarder seneste Buur-faktura til forsikringsselskabet.
3. Bo/Stoffer tager desuden kontakt til viceværten med henblik på en status på løbende opgaver.

Ad 7) Nye ansvarsområder

I forbindelse med Runes fraflytning overtager Bo rollen som primær kontaktperson til viceværten, mens Kirsten indtræder i arbejdsweekendsgruppen.